Assistant(e) Admin & Finances

Nous recherchons UN(E) ASSISTANT(E) ADMIN & FINANCES pour notre Projet de Tahoua

Réf : 034/ADMIN/TAH/MdM/04/2024

RECRUTEMENT LOCAL_TAHOUA

Contexte :

Médecins du Monde (MdM) est une association médicale de solidarité internationale active dans plus de 73 pays. A l’international, les équipes de Médecins du Monde soignent les populations les plus vulnérables ainsi que les victimes de conflits armés ou de catastrophes naturelles.

Association indépendante, Médecins du Monde agit au-delà du soin. Elle dénonce les atteintes à la dignité et aux droits de l'homme et se bat pour améliorer la situation des populations. MdM ne mène pas seulement des actions d'urgence, mais aussi des programmes de long terme. L'association maintient ses activités au-delà des crises afin de participer à l'effort de reconstruction d'un pays. Sur place, la formation des équipes médicales et les liens avec les partenaires locaux garantissent le suivi des projets dans la durée.

Membre actif de ce réseau, Médecins du Monde (MdM) Belgique mène des projets dans 12 pays, dont le Niger.

Au Niger, Médecins du Monde (MdM) Belgique met en œuvre des programmes d'appui au système de santé publique.

Dans la région de Tahoua, MdM Belgique Mission Niger assure la mise en œuvre du projet « Renforcement de la résilience communautaire face aux enjeux environnementaux impactant la santé unique (One Health) à travers ses composantes humaine, animale et environnementale dans le département d’Aderbissanate, au Niger

Mission :

Sous la supervision hiérarchique et Technique de l’Administratrice de Base de Tahoua, L’assistant(e) Admin Fin apporteras son appui dans la gestion administrative, Financière du Projet afin de garantir le respect des procédures internes MdM, des finances et procédures administratives ainsi que du cadre légal du pays.

Principales tâches (cette liste est non exhaustive):

Administration/RH :

• Suivre le planning des congés du personnel du projet et autres documents sollicités par le staff.
• Suivre et contrôler les TimeSheet, processus d’évaluation, la gestion de base des données RH, les congés etc.
• Faire le suivi des mouvements du personnel notamment les
• Établir les contrats de travail du personnel, les renouvellements de contrat et/ou d’avenants contractuels sur demande de sa hiérarchie.
• Encadrer les membres de l’équipe dédiée ; élaborer les plans d'action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les back-ups en cas de congé, absence, prendre les mesures disciplinaires.
• Veiller à ce que les systèmes de rémunération soient équitables et cohérents avec le coût de la vie pour le personnel national,
• Suivre et mettre à jour le dossier du personnel.
• Assurer le suivi du dossier santé du personnel de la base.
• Accueillir et informer les visiteurs.
• Superviser les gardiens et agent de ménage de la base.
• Veiller à la disponibilité, au suivi et à l'archivage de l'ensemble de documents financiers de la mission en version papier et numérique.
• En lien avec le département Logistique, suivre le pointage des gardiens et chauffeur de la base.
• Préparer les états de paiement des prestataires sur la base. Appui au processus de paiement du personnel
• Veiller au respect du règlement intérieur et les conditions d’engagement de MDM-Be.
• Réceptionner, dispatcher et archiver les courriers de la base
• Entamer et faire le suivi de toute procédure administrative sur demande sa hiérarchie.
• Réaliser le classement régulier des documents administratifs et du personnel ;
• Réceptionner et enregistrement des courriers ;
• Recevoir, vérifier et transmettre au Responsable des Ressources Humaines pour validation, les demandes de remboursements des frais médicaux, puis les transmets à l’assureur MBA

Finance : 

Gestion trésorerie

• Effectuer le paiement des fournisseurs/partenaires, des salaires, des per diem et des avances dûment validés par le Responsable Financier et approuvés par le Coordinateur Programme ;
• Assurer l’approvisionnement et la tenue de la caisse.
• Contrôler et vérifier la cohérence entre solde physique et théorique de la caisse de manière hebdomadaire et produit un comptage de caisse contresigné par le Responsable Financier ;
• Contrôler et vérifier la cohérence entre solde physique et théorique de la caisse le dernier jour ouvrable du mois et produit un comptage de caisse contresigné par le Responsable Financier.

Gestion Comptable

• Encoder les données comptables de la caisse dans le logiciel comptable SAGA dans le respect du plan comptable et des consignes d’harmonisation des libellés.
• Éditer et archiver la liasse comptable mensuelle.
• Contrôler avant paiement la conformité des factures et des dossiers d’achat conformément aux procédures financières et d’achats internes et aux procédures bailleurs.
• Transmettre régulièrement les justificatifs des opérations financières et comptables de la base au Responsable financier.

• Assure le double archivage des justificatifs et envoie les originaux mensuellement.
• Collabore à tenir les délais de clôture des caisses et de la comptabilité de la base.
• S’assurer de la conformité des pièces comptables de la mission et que les justificatifs de chaque dépense soient complets.
• Effectuer mensuellement la numérisation des pièces comptable de la mission, leur sauvegarde sur le drive/cloud de la mission.
• Effectuer le suivi des avances et les solder avant la fin de chaque moi.
• Contrôler physiquement le comptage de la caisse de la coordination et des bases si nécessaire.
• Assurer la mise à jour du cahier de caisse,

 Prérequis

• Transmettre les valeurs et positionnements MdM
• Travailler en équipe pluridisciplinaire

Exigences du poste :

Compétences et/ou expériences requises

• Formation : B.T.S ou D.T.S en Administration, Finances, ou expérience équivalente en ONG ;
• Expérience : Expérience indispensable dans un poste similaire d’au moins 2 ans. Une expérience de travail dans une ONGI est un plus ;
• Compétences : Connaissance des politiques et procédures de base des finances, capacité d’organisation, d’analyse et de synthèse, compétences rédactionnelles, connaissance de la gestion comptable ;
• Qualités : Rigueur et moralité irréprochable, Adaptabilité interculturelle, flexibilité, tolérance, Excellent sens du relationnel (empathie) et de la confidentialité, Grande disponibilité (peut être amené à travailler durant les week-ends et les jours fériés, Sens du travail en équipe, bonne gestion du stress, patient, sens de l’archivage et de l’organisation
• Informatique : Maîtrise du pack MS Office. Connaissance de SAGA est un plus ;

Langues :

• Français, Lu, écris et Parlé
• La connaissance de l’anglais est un atout
• La connaissance des langues locales

Conditions

Contrat à Durée Déterminée (CDD) : 12 mois

Lieu de travail : TAHOUA

Date de prise de poste souhaitée : Immédiatement après le recrutement

Date limite de dépôt : 21 avril 2024 - Toute candidature déposée après ce délai ne sera pas prise en compte.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

MdM est engagée dans la lutte contre la corruption, la fraude, l’exploitation et les abus sexuels.

MdM applique une politique de non-discrimination dans le processus de recrutement.  Nos critères de sélection sont basés sur les compétences, le niveau d'expérience et le savoir-être des candidats, et à aucun moment sur  le genre, l'âge, la nationalité, l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, la religion ou encore l'état de santé (pathologie et/ou handicap). Nous vous encourageons donc toutes et tous à postuler

Chez MdM nous reconnaissons que la promotion de l’égalité des genres et d’un monde plus inclusif doit s’appliquer autant aux communautés visées par nos projets, qu’aux personnes qui les mettent en œuvre. Nous travaillons donc pour garantir un milieu de travail sain, respectueux et sécuritaire pour chaque personne faisant partie de notre équipe et nous agissons, comme organisation, de manière responsable, juste et équitable

NB : Seuls les candidats (es) retenus seront contactés (es).

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