Assistant(e) Administratif (ve)

Helen Keller Intl Niger recherche une personne hautement qualifiée pour occuper le poste d’Assistant(e) Administratif (ve) Helen Keller est une ONG internationale présente au Niger depuis 1987 dans le domaine de la Santé. Les interventions de Helen Keller sont d’envergure nationale.

Titre : Assistant(e) Administratif (ve)

Lieu d’affectation : Niamey

Type de contrat : CDD de 12 mois renouvelable en fonction de l’évaluation des performances et de la disponibilité du financement

ROLE

Sous la supervision du HR & Operations Manager, l’Assistant (e) Administratif(ve) aura pour mission essentielle, l’appui et le soutien à la gestion de l’administration du bureau pays.

RESPONSABILITES ET TACHES :

• Assiste le HR & Operations Manager dans ses taches ;
• Reçoit tous les visiteurs et les oriente de façon appropriée vers les personnes indiquées après vérification ;
• Reçoit toutes les correspondances destinées au bureau et les intègre dans le circuit mis en place ;
• Tient des registres séparés de courriers arrivés et courriers départs ;
• Prépare les correspondances officielles sur demande du Directeur Pays ou de sa hiérarchie ;
• Est Standardiste pendant l’absence du titulaire ;
• Maintient à jour le calendrier des réunions et rdvs du Directeur Pays et le tient informé ;
• Prépare les bordereaux d’envoi ;
• Prépare les ordres de mission après la validation de la planification de voyage ;
• Tient le registre de transmission des factures pour paiements destinés au département Achats;
• Supervise la transmission des courriers sortants destinés aux partenaires ;
• Appuie pour les réservations d’hôtel en collaboration avec le Chargé des Achats ;
• Appuie pour l’archivage efficient de la documentation reçue et produite au niveau de l’administration ;
•  Fournit un soutien logistique pour les réunions et les formations du personnel
• Répond aux demandes de renseignements et aux questions d'ordre administratif et y apporter une solution ;
• Assure la maintenance des fournitures de bureau et coordonner l'entretien du matériel de bureau ;
• Facilite les procédures administratives pour l'obtention des visas, (rédaction et certification des lettres d'invitation, etc.) ;
• Fait le scannage, les photocopies et les reliures des documents officiels ;
• Fait l’évaluation du personnel qui est sous sa supervision ;
• Exécute toute autre activité utile au bon fonctionnement de Helen Keller Intl et à l’atteinte de ses objectifs à la demande de la hiérarchie.

QUALIFICATIONS

• Être titulaire d’un diplôme minimum BAC+3 en Administration, Droit ou équivalent ;
• Avoir au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative de préférence dans les ONGs internationales ;
• Avoir une très bonne connaissance du circuit administratif dans le contexte nigérien est un atout ;
• Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique notamment de la suite bureautique Microsoft (Word, PowerPoint, Outlook) ;
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle en Français ;
• Savoir travailler en équipe et sous pression ;
• Être doté d’un esprit d’initiative.

SOUMISSION DES DOSSIERS DE CANDIDATURE

Les candidatures seront soumises via le lien suivant : https://forms.office.com/r/HtdU9XSkP7

Les candidatures seront reçues jusqu’au 18 septembre 2024. Seules les personnes présélectionnées seront contactées. Helen Keller se réserve le droit de ne pas donner suite à cet avis.

Helen Keller est dédiée à constituer un effectif inclusif où la diversité de tout genre est pleinement valorisée.

Tous les candidats qualifiés recevront une considération pour un emploi sans égard à l’appartenance ethnique, la race, la caste, la couleur, la religion, le sexe, l’origine nationale, l’âge, le handicap ou toute autre caractéristique qui n’a aucune incidence sur la capacite d’accomplir les tâches requises. 

Nous nous engageons à fournir des aménagements raisonnables aux personnes handicapées. Si vous êtes une personne handicapée qualifiée et que vous avez besoin de demander une adaptation pendant le processus de demande d’emploi ou d’entretien, veuillez nous contacter à l’adresse                          e-mail: Niger-Recrutement@hki.org ou par téléphone au 20 75 33 14/15.